水利科技档案是指在水利科技活动过程中形成的、具有保存价值的、各种形式与载体的历史记录，是应归档保存的水利科技文件材料。水利科技档案全面、真实地反映了水利科学技术研究、勘察与规划设计、基础设计观测与分析、项目建设与运行维护等水利科技活动的过程与结果，是进行项目鉴定（验收）的必备条件，也是一项重要的信息资源和知识宝库。它是衡量水利行业科技工作历程和水利规划、设计、可研的总体水平的重要方面，是水利可持续发展的必然要求。要做好水利科技档案工作，首先要做好资料收集工作，只有收集完整、准确、系统的水利科技档案，才能全面反映本单位水利工作的的历史原貌，为今后水利工程管理、决策和参考利用提历史积累资料和可靠数据。

1 加强宣传教育，深化认识，增强设计人员档案归档意识

水利科技材料的收集工作仅靠档案管理人员单方面的努力是难以完成的，还需要生产设计人员的理解、支持和配合。长期以来，由于有些生产设计人员对归档工作不够重视，导致档案收集不完整。有的设计人员认为技术成果是自己辛勤劳动的果实,形成的技术文件材料属于自己，留在手中理所当然，有的认为将技术材料交到档案部门后，今后查找麻烦，利用很不方便；有的对档案部门的功能和职责不了解,担心将技术材料交给档案部门后，有些关键性的计算数据、关键技术一旦泄露出去，将造成很大的经济损失，因而将关键性技术材料留在手中，只交-般性的材料；还有的设计人员在平时的设计工作中，不重视基础材料的积累和保存，使得一些原始的、有价值的材料散失，特别是在工程周期长、涉及专业广和人员多的情况下，这种现象更加严重。为此，档案部门有责任有义务进行档案法规的宣传和对档案知识的培训，增强全体员工的档案意识。按照《中华人民共和国档案法》第十条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”应该让生产设计人员深刻认识到：归档是每个设计人员应尽的责任和义务，不得将应归档的材料据为己有。同时，档案部门还应把档案宣传工作纳入目标管理，更新观念，强化意识，用现代水利思想、现代管理思想武装水利科技档案工作，大力宣传水利科技档案工作的重要性，形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围，从而增强全体员工的归档意识。

2 建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度

严格水利科技档案管理工作的各项规章制度，如归档制度、归档范围、保管制度、借阅制度等，建立水利科技档案管理人员的岗位责任制，加强档案管理人员的职业道德教育，只有这样才能提高管理水平。首先，水利科技档案工作要实行与科研、设计、勘察等工作的“四同步”管理，即在下达项目计划任务或签订项目合同、协议时，要同时明确项目文件材料的归档要求；在检查项目进度时，要同时检查项目文件材料的形成、收集、整理情况；评审、鉴定、成果和工程验收时，要先期或同时检查、验收项目档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和奖励科技成果及在设计人员考核与职称评审涉及有关项目时，应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。其次,要把水利科技档案管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及设计人员的职责范围，要明确从设计院分管领导到各职能处室主任、从项目经理到设计人员、从专职档案员到兼职档案员等有关人员应负的责任，确保水利科技档案收集工作落到实处。第三，要根据单位实际情况，制定切实可行的水利科技档案管理制度及归档范围等，把住各个关键环节，确保水利科技档案能够完整、准确、系统地收集到档案部门。第四，要完善收集工作的日常积累、检查考核,制订出相应的考核细则，对各部门、各岗位的档案收集情况进行定期检查，并使检查结果直接与经济责任或奖金挂钩。在水利部《水利科学技术档案管理规定》出台后，设计单位结合本单位实际情况重新修订了水利科技档案管理制度,进一步明确了各设计部门及各岗位的职责；并在广泛征求总工和设计人员的基础上，重新修订了水利科技档案归档范围，对工程项目各个设计阶段、各个专业必须归档的文件材料,特别是计算书、钻孔原始资料等重要材料,都做详细罗列。档案管理人员通过对照归档范围,可以比较准确地判断归档材料的完整情况。此外，对不按规定要求归档的部门和个人用经济手段给予惩罚，确保档案收集工作有了制度依托，从而使档案收集工作日常化、制度化。

3 改变观念，拓宽水利科技档案收集渠道

传统意义上的档案收集，具有临时性和相对滞后的特点，生产部门和档案部门各自为政，档案部门被动等待，生产部门敷衍交差，造成档案资料积累残缺不全，这样既给档案的整理归档带来困难，也使形成的档案利用价值不高。水利工程周期长,从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广，内容繁杂，涉及专业和人员多，稍有疏忽，就可能遗漏。而有些小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案管理人员的足够重视。这就要求档案部门要改变观念，变被动收集为主动收集，并根据水利工程和水利科技档案材料的特点，拓宽档案收集渠道。

（1）对于工程周期短或一些零星项目，可采取集中收集，档案部门平时要加强指导和督促这些技术部门有针对性地收集档案资料,待工程完工后，一并归档到档案部门，如某河道边坡塌方抢险工程，它具有施工要求急、周期短的特点，在短时间内编制抢险实施方案，如果设计人员不注意收集资料，导致基础资料（如专业互提单、计算数据、会议纪要、请示、批复等）散失；

（2）对于周期长、参建单位多的工程，可采取分阶段收集，档案部门要加强与项目管理部门和设总的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽量避免档案原始材料的散失，如滇中引水工程昆明市二期工程，它具有工程周期长、参建单位多、涉及专业及人员多的特点，档案管理人员需与项目组多联系、沟通，完成一个阶段时，必须将所形成的技术文件材料收集、整理，项目负责人审查后及时归档；

（3）对于一些临时机构，如设计单位派出的设代处等，可采取追踪收集，档案部门定期派出档案管理人员到建设工地，指导设计代表或监理代表积累、整理在现场形成的文件材料，将有保存价值的文件材料及时收集归档；

（4）上级机关对水利工程建设有关的决议、决定、规定、批示、指示和颁发的条例、法规、规程、规范文件，工程技术文件的审查意见和重大技术问题的请示、批复等来往文件,档案部门要定期督促文书部门和项目经理归档。

4 严把归档材料的接收关，确保水利科技档案的质量

水利科技档案收集工作的要求是：归档材料要真实、完整、准确、系统、及时，载体质地优良，字迹图像清晰。但是，当前水利科技档案收集工作离上述要求还相差较远，主要表现在以下几个方面:

（1）一般性材料多，关键性材料少。有的设计人员出于保守，不愿将诸如计算数据、关键技术等关键性材料归档，只交一般性的材料，致使档案“含金量”不高。

（2）重成果性材料,轻过程性材料,原始性材料归档较少。在水利科技档案材料归档过程中，成果性、总结性、鉴定性材料较多，而在建设过程中采用各种新方法、新技术记录、计算数据、设计文件等重要的原始性材料较少。

（3）电子版载体材料的软件环境、版本不规范。

（4）归档材料不规范，出现签发不齐全、漏页及装订不合格等质量问题。

为此，档案管理人员要加强对归档材料的把关，针对上述收集工作中出现的几个问题，重点审核，发现问题及时与设计人员沟通，要求补齐或整改。同时，档案管理人员要掌握工程每一阶段会形成哪些档案资料，做到心中有数。对于水利工程设计单位来说，计算书的完整归档很重要，因为它详实地记录了工程的全部生产经营情况,不仅是检查、评价、分析工程质量的“第一手”资料,也是落实工程质责任终身制的重要依据。档案管理人员要加强这些关键性材料的收集。在收集计算书时，除了收集纸质及光盘等其他不同载体，还需注明电子文件的软件名称、型号、版本号等，确保归档材料的完整、准确、系统,从而提高科技档案的质量。

5 做好水利科技档案信息化建设,促进生产设计人员的归档热情

水利科技档案的形成是生产设计人员的劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案管理人员提供给生产设计人员利用。档案部门如果能将档案资料信息及时提供给生产设计人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更加积极主动地配合档案部门]做好归档工作。例如单位2005年引进单机版的档案管理软件，现阶段完成案件级目录和文件级目录的录入，如设计人员需查询资料，需到资料室里查询，导致查询、利用效率低。建议引进更先进的档案管理软件，报告文稿和图纸通过档案管理软件挂接上系统，实现在线归档；对于原来没有电子版的档案资料，遴选一些重点项目，经评估后，认为有必要的，进行电子化转化。

水利科技档案信息化的建设，档案成为共享资源,让设计人员体验档案信息的方便快捷，从而也促进了档案的收集工作。

6 提高档案管理人员综合素质，进一步做好收集工作

从水利科技档案的特点上看，客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利科技档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案管理人员更全面。不仅要懂文书档案,还要懂科技档案，懂与水利工程相关的一些专业类别档案，懂不同类别的档案的分类整理。档案管理人员要加强水利相关专业的学习，对工程项目各个设计阶段、各个专业必须归档的文件材料，要做到心中有数。同时，档案管理人员还需加强计算机方面的学习，运用现代化的管理手段,及时、准确、高效地开发档案信息资源，从而进一步做好水利科技档案的收集工作。

7 结语

水利科技档案的收集是一个系统工程，无论哪个环节出现了疏忽，都会给今后档案保管、鉴定、统计、利用和编研等各项工作造成困难。档案部门和设计人员要充分发挥主观能动性，用科学的发展观和创新精神，及时灵活地收集水利工程设计过程中所产生的文件材料,方能获得水利科技档案收集的最佳途径，使水利科技档案得到完整、准确、系统地归档，更好地为设计院经营生产服务。