浅谈水利工程档案管理的现状及措施

（昆明市水利水电勘测设计研究院）

摘要：水利工程档案是水利工程管理工作中的重要组成部份，其不仅对已建成的水利工程 有着重要的影响，并且对于后来的水利工程建设及维护有着重要的指导意义。本文分析了水利工程档案管理的一些问题并提出了加强水利档案管理的一些措施。

关键词:  重要性  档案管理  加强措施

水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的。由水利工程建设项目从立项、可研、初步设计、施工、验收到试运行等过程形成的资料组成，是具有保存价值的各种载体的文件材料。它不仅全面反映水利工程建设情况的真实记录，也全面鉴定水利工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对水利工程建设起着监督和验证作用。水利档案管理的质量对水利工程建设与利用，有着直接和深远的影响。

1 水利工程档案管理的重要性

水利工程档案是如实反映水利工程建设和管理的全过程，是水利工程档案管理的主要功能。

水利工程建设具有投资大、周期长的特点，整个过程中会产生大量的工程档案，这些档案具有种类繁多、利用价值高、技术性强的特点，而水利工程档案是水利工程管理工程的依据，是水利建设活动的凭据，也是水利工程技术交流的重要工作。水利工程档案不仅能全面反映出水利工程运行管理的详细情况，而且对水利工程质量的评定、工程竣工后的管理和维护等，均具有重要价值。一项水利工程从立项、设计、施工、竣工验收，到运行、养护、维修、改造一直到拆除，要经过若干不同阶段，跨越漫长时间。在这一过程中，会由不同的专业技术人员不断形成各类档案资料。无论是资料的形成、整理环节，还是形成后的长期管理过程，任何纰漏都会给工程带来隐患，甚至引发重大责任事故，同时，水利工程档案资料又是水利工程正常运行的基本保障，完善、健全水利工程档案有利于水利管理单位及其相关人员熟悉工作状况，搞好养护、维修和改造，不断提高管理水平具有重要作用。管理不善将会影响水利工程的安全运行和效益的正常发挥。所以必须加强对水利工程档案工作的管理。

2、水利工程档案管理的现状

2.1 管理观念滞后，管理意识不强

水利工程档案管理是一项专业性很强的工作。部分单位领导对档案管理的重视程度不够和档案管理者对档案管理意识不强,没有把档案管理工作渗透到水利工程建设的全过程。水利工程档案不仅仅是整个水利项目建设的资料记录，它还要为水利工程在投入使用之后的管理、奍护、修整等提供重要的凭证依据。一些水利工程建设部门为了加快工程建设进度而忽略了对工程的记录工作，导致水利工程档案材料收集不完整、不规范，也有个别工作人员为图方便，没有及时把收集到的资料上交档案管理部门而是自己保管，造成材料的丢失，后果十分严重。

2.2 水利工程档案管理水平有待提高

相关人员在收集水利工程档案资料时，没有严格按照相关要求进行收集，例如在文件的收集中出现很多复印件而不是原始材料，文件内容存在的真实性问题。致使工程原始资料收集不全，用复印件充数，从而造成工程档案收集的遗漏和不完整。

2.3 相关部门对水利工程档案资料的验收工作不够重视

水利工程完工之后的验收工作不仅仅对水利的实体检验，还包括对水利工程档案材料的验收，国家有明确文件规定，水利工程在竣工验收时要安排相关档案管理人员一起参加，让相关管理人员提出对水利工程档案的验收意见。而目前在进行水利验收时，很少有档案管理人员直接参加工程验收。这就导致对水利工程档案材料不能准确、完整地收集、也无法收集水利建设的竣工验收检测文件。

2.4  硬件设施缺乏，管理方法落后

随着计算机网络技术的普及,传统、因循守旧的档案管理工作已经跟不上时代前进步伐。有的单位没有完全利用计算机等高科技管理手段来管理，大大降低了水利工程档案管理水平和使用效率，造成水利档案整理速度慢，内容不全不规范，查找较为困难。不利于充分发挥水利档案的使用作用。

3加强水利工程档案管理的措施

3.1转变观念，健全制度

为使水利工程档案管理工作更加规范化、标准化。首先水利单位负责人和档案管理者要提高认识、转变观念，把档案管理工作纳入水利工程总体工作中，渗透到水利工程建设的全过程，通过制定和完善水利工程管理办法、规范日常水利工程档案管理行为，强化水利工程管理部门，健全档案管理相关制度。因档案管理工作是需要受到相关机制的规范和约束，档案管理制度体现在管理工作的各方面，其中包含了对信息资料的搜集—整理—档案的创建—档案分类—档案使用—档案的保密等具体工作。完善内部管理激励机制，把水利工程档案管理工作目标分解细化，层层落实，列入年度岗位目标责任制中，严格考核，奖优罚劣，真正把岗位责任制贯穿于整个水利工程项目的建设中，从立项到工程建设结束，直至水利工程档案通过验收的全过程。

3.2 健全机构，配备专业管理人员

  水利工程档案管理要构建统一领导、专人负责、协调配合的管理机制。要设立独立的档案管理部门，配备专职的档案管理人员。使他们有时间、有精力与工程项目设计人员和施工部门协调配合，使档案资料收集贯穿于整个水利工程建设的全过程中，为日后水利工程的正常维护与管理打下坚实基础。

3.3 加强水利工程项目档案信息化建设

计算机已普遍用于水利工程的文件接收、查找 、借阅、归还，以及识别到期应销毁的文件档案管理环节。也逐步用于水利工程档案资料的收集、整理、编制检索工具、编制卷内目录和库房管理。要加强计算机硬件和应用软件投入提高档案室计算机和网络技术的应用程度，不断提高档案信息化水平。水利工程档案信息化建设已成为水利项目工程档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择，成为水利工程档案信息服务于社会的最佳技术手段和实现途径。

3.4 加强档案管理人员素质，提高管理水平

水利工程档案管理工作具有复杂、细致和琐碎的特点。其科学性、服务性及技术性特征，要求水利工程档案管理者要具备很高的素质，而加强培训是提高其业务水平的重要途径。档案管理人员不但要学习档案理论知识和专业技能，精通档案业务，同时要提高思想素质，提倡爱岗敬业，增强服务意识，当好利用者的参谋。既然要有较高的档案管理专业能力，又要精通计算机应用和网络信息管理，还应熟悉水利工程知识，使档案管理人员切实担负起水利档案的重任。

3.5 优化管理手段，提高利用率

集中统一管理是对水利档案管理工作的基本要求，也是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。

档案的生命在于利用，只有对水利工程档案开发利用，才能真正体现它的替力和价值。随着水利事业的发展，水利工程档案管理工作的涉及面越来越广，内容日益丰富，数量不断增多，现代化技术应用于水利工程建设档案已势在必行。要改变传统落后的管理手段，充分应用计算机和网络技术，加大信息资源的存储、加工量，提高信息的检索速度和深度，充分做到资源共享，不断提高水利工程档案的管理和利用效率。

4 结束语

水利工程档案是水利工程建设的历史记录与承载纽带，做好水利工程档案的收集、整编，提高利用率都是有着重要的意义，进一步完善水利档案管理体制，加快信息化建设，培养高素质的档案管理队伍是水利工程管理的现代化发展要求。